Rodzaje kalendarzy współdzielonych w Office365 - Outlook, Teams, SharePoint
Pomimo tytułu, do korzystania z części opisanych kalendarzy nie jest konieczna wbrew pozorom licencja Office365. Artykuł jednak zahacza również o kwestie konfiguracji współdzielonego kalendarza, do czego już licencja Office365 jest niezbędna.
Wspólny kalendarz i jego prawidłowa konfiguracja, tak aby każdy członek zespołu mógł przeglądać i - przede wszystkim - edytować kalendarz nastręcza zbyt wiele trudności. Sytuacji nie ułatwia fakt, że ewidentnie ten element Office365 nie wyszedł najlepiej.
Jednym z zadań z jakim zmierzyłem się w życiu zawodowym było m.in. wdrożenie Office365 w Kancelarii Prawnej, a w związku z tym skonfigurowanie współdzielonego kalendarza dla grupy prawników, tak aby każdy z członków zespołu mógł do kalendarza zajrzeć, otrzymywać powiadomienia oraz go przede wszystkim edytować. W czym problem spytacie? Otóż, w tym, że ciężko się połapać, który rodzaj kalendarza mamy zastosować do tego zadania. Mamy ich co najmniej kilka, a do tego typu zadania nadaje się konkretny typ kalendarza.
Kilka słów o technologii kalendarzy
Kalendarz mamy wbudowany w program Outlook i pewnie 99% innych programów pocztowych, jednakże jest to kalendarz indywidualny. Co z takim kalendarzem możemy zrobić? Poza wydrukowaniem i powieszeniem na ścianie w sumie niewiele - możemy wyeksportować kalendarz i udostępnić go innym członkom zespołu w specjalnym uniwersalnym formacie zapisu zdarzeń z kalendarzy .ICS - inna osoba może zaimportować cały nasz kalendarz lub jego wyciąg, jednakże odpada w tym przypadku edytowanie, dodatkowo przerzucanie się plikami .ICS całkowicie mija się z celem.
Innym rozwiązaniem jest zastosowanie serwera webDAV, jednakże jest to rozwiązanie mało wygodne, gdyż potrzebny jest nam specjalny serwer do relatywnie prostej czynności, jaką jest ustawienie prostego kalendarza zdarzeń dla członków zespołu.
Jak to rozwiązano w Office365?
W Office365 naliczyłem chyba z 4 (tak, słownie - cztery) rodzaje kalendarzy, które poniżej opiszę:
1. Kalendarz w chmurze Outlook osobisty
Kalendarz wbudowany w program Outlook, opisany powyżej - jest synchronizowany jedynie w obrębie naszego konta.
2. Kalendarz współdzielony - grupowy
Kalendarz, do którego wymagane jest posiadanie pakietu Office365. Problem w tym, że Outlook jest dostępny dopiero w pakiecie Business Premium (!). Nie jest możliwe stworzenie kalendarza współdzielonego w pakiecie Business Essentials, gdyż nie posiada on usługi Outlook i serwera Microsoft Exchange, o którym niżej.
Kalendarz współdzielony działa mniej więcej tak, jak się tego spodziewamy - każdy z członków zespołu (których w panelu administracyjnym upoważnimy) otrzymują w swoich Outlookach (w wersji desktopowej / mobilnej / przeglądarkowej) swojego rodzaju "doczepkę" w sekcji Kalendarze.
Kalendarz ten działa jedynie na Outlooku. Oznacza to, że osoba nie posiadająca maila w usłudze Office365 nie będzie mogła z tego kalendarza korzystać, a to z uwagi "specjalnego" serwera, w jaki są wyposażone konta Outlook - Microsoft Exchange.
Użytkowanie tego kalendarza nastręcza sporo trudności, gdyż edytując zdarzenia w Outlooku musimy pamiętać o zaznaczeniu tylko kalendarza grupowego. Edycja przy użyciu paru kalendarzy na raz kończy się zwykle aktualizacją jedynie naszego osobistego kalendarza. A że oba kalendarze nachodzą na siebie w programie, to jest to znacznie utrudnione.
Jeszcze jednym minusem tego kalendarza jest problem z kolorem zakładek i etykiet - nie są one zapisywane globalnie. Oznacza to, że o ile nie zaimplementujemy pieczołowicie jednolitego systemu oznaczeń na wszystkich komputerach, to po chwili kalendarz zacznie przypominać śmietnik, gdyż zakładki i etykiety ładowane są z lokalnej instalacji np. danego Outlooka.
Podsumowując - jest to praktycznie jedynie sensowne rozwiązanie na kalendarz współdzielony w Office365.
3. Zakładka "Kalendarz" w Microsoft Teams
Po otwarciu Microsoft Teams (do którego jeszcze wrócę we wpisach) ukazuje się nam belka, z której uwagę przykuwa "Kalendarz".
Okazuje się, że jest to kolejny, całkowicie odrębny rodzaj kalendarza. Mając konto w Office365 i zainstalowanego Teamsa mamy zatem oddzielny kalendarz osobisty w Outlooku, a także oddzielny Kalendarz w Microsoft Teams.
Rozwiązanie te uznaję za bardzo mylące i nieintuicyjne. Ciężko się domyślić, jakie idee przyświecały developerom Teamsa, można się jedynie domyślać, że kalendarz ten służy jedynie do zapisywania terminów na Teamsie, co ma pewne zalety i jakiś sens, jednakże dalsze mnożenie kalendarzy i zdarzeń w nim zapisanych jest zwyczajnie stratą czasu, a wbrew pozorom może przyczynić się do przegapienia zdarzenia lub sytuacji, w której proliferacja zdarzeń w różnych kalendarzach sprawi, że się uodpornimy na powiadomienia i o ważnym dla nas zdarzeniu po prostu zapomnimy.
Kolejną wadą takiego kalendarza jest jednak to, że kalendarza w Teamsie nie można w żaden sposób ani zbackupować, ani wyeksportować (nawet do ICS!), ani udostępnić. Jedyne co nam pozostaje, to ręczne przekopiowywanie zdarzeń. Przeszukałem całą administrację Office365, kilkadziesiąt stron i for. Jeżeli ktoś postanowił prowadzić kalendarz w Microsoft Teams, to mam dla niego złą wiadomość, bo jak padną serwery albo twórcy postanowią usunąć tę funkcję - może być po kalendarzu. W dodatku dostęp do tego kalendarza mamy tylko w aplikacji Teams - nie można z niego skorzystać np. przez Outlooka albo inny klient poczty.
Warto się mieć na baczności przy używaniu tego kalendarza.
4. Kalendarz współdzielony w SharePoint
SharePoint to w skrócie punkt dzielenia się plikami / informacjami w Office365. Za pomocą SharePointa możemy stworzyć witrynę dla zespołu, tam zamieścić notatki, pliki, informacje. Możemy również wydzielić część naszej chmury Microsoftu w kontenery i przesłać je osobom spoza naszej organizacji, będąc w zgodzie z GDPR/RODO i uniemożliwiając naruszenie zasad bezpieczeństwa naszej organizacji.
W SharePoincie poza powyższym, również możemy utworzyć (kolejny już) kalendarz. Użyteczność jego jest niestety ograniczona, gdyż na chwilę obecną, mimo wielu starań, nie udało mi się w sensowny sposób wykorzystać go do zarządzania przez członków zespołu.
Mam nadzieję, że powyższy wpis pozwoli podjąć decyzję odnośnie wyboru technologii do obsługiwania naszego kalendarza - starałem się przekazać dawkę jak najbardziej praktycznej wiedzy na ten temat.
